Mit Formularen kennt sich Stefan Schönfelder sehr gut aus. Er ist immerhin Amtmann. Und kennt ganze sieben Typen für den Online-Bereich. Die einfachste Formularvariante ist das PDF, das sich der Nutzer herunterlädt, ausdruckt, händisch ausfüllt, unterschreibt und dann per Post zum Rathaus schickt. Die Antwort kommt oft erst Tage später. In den Münsteraner Amtsstuben sind ganze 300 Formulare dieser Art im Einsatz.
Das High-End-Formular, die Variante fürs digitale Rathaus, hat Stefan Schönfelder selbst entwickelt. Und es gehört zu den ersten, die mit dem neuen elektronischen Personalausweis funktionieren. Beispiel: Die Genehmigung für einen Müllcontainer, den ein Handwerker aufstellen lassen will. "Er geht auf die städtische Seite, sucht sich das zuständige Online-Formular aus, er gibt seine eID ein über den Personalausweis und bestätigt uns, dass wir sein Formular vorausfüllen dürfen. Dann zapfen wir unsere Datenquellen an und füllen das Formular soweit aus, dass es funktioniert, helfen dem Bürger, indem wir die Gebühren ausrechnen, zeigen das Formular noch einmal an, bitten um Bestätigung – ganz normal wie bei einem Online-Kauf – und sagen dann:
"Wenn du jetzt auf senden und bestätigen drückst, werden wir den Antrag bearbeiten und im Falle einer Zustimmung wird dich das Aufstellen eines Containers 89,50 Euro kosten."
Stefan Schönfelder ist Chef der Citeq, dem städtische Eigenbetrieb, dessen 120 Mitarbeiter sich um die Computer und Anwendungsprogramme in Ämtern und Schulen kümmern. 20 Millionen Euro setzt der kommunale IT-Dienstleister im Jahr um. Kunde ist nicht nur die Münsteraner Stadtverwaltung. Zwei Dutzend Kommunalverwaltungen in Nordrhein-Westfalen wie auch in Baden-Württemberg nutzen die Angebote der Citeq: Personalabrechnung, Liegenschaftsverwaltung, Ordnungswesen, Personenstandsregister. Das Unternehmen macht keine Gewinne. Im Gegenteil - der Kunde bekommt Geld zurück:
"Wir sind eine kostendeckende Einrichtung, das heißt wir machen keine Gewinne, die an irgendwelche Gesellschafter oder Besitzer ausgeschüttet werden. Unsere Kunden bekommen am Jahresende das Geld zurück, das wir nicht ausgegeben haben. Das sind im Schnitt zehn Prozent jedes Jahr."
Schönfelders Renner sind die intelligenten Formulare, eID abgekürzt. Sie können dem Bürger wie den Kommunen Aufwand beim Ausfüllen und Prüfen von Anträgen ersparen. Die Experten der Citeq haben dafür nicht nur die in Teilen recht aufwendige Infrastruktur geschaffen und weiterentwickelt. Sie sind auch die ersten, die den neuen elektronischen Personalausweis zur Identifizierung nutzen. In den Städten Münster und Hagen benötigt der Bürger für seinen Gang zum digitalen Rathaus zusätzlich noch einen e-Perso-Basisleser - zertifiziert vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, BSI. Das garantiert für die Sicherheit. Fünf eID-Formulare zum Beispiel für Urkunden vom Standesamt oder Karten vom Katasteramt sind bereits online. In diesem Jahr sollen es insgesamt 25 intelligente eID-Formulare sein für die beiden Kommunen:
"Der Bürger kann zum Beispiel mit Bekanntgabe des Formulars, der eID, uns erlauben, die Formulare vor auszufüllen. Das heißt, wir können in ganz vielen Datenfeldern seinen Namen, Adresse, Familienstand schon ins Formular eintragen, sodass der Aufwand für den Bürger entfällt. Die Verwaltung spart auch, die Daten, die vorausgefüllt wurden, sind richtig, brauchen nicht mehr geprüft werden. Diesen Vorteil darf man nicht unterschätzen, weil es in der Vergangenheit auch zu Fehleinträgen gekommen ist, zu Dubletten, die zu Nachfragen geführt haben in unseren Registern."
Der kommunale IT-Dienstleister Citeq bietet seine intelligenten Formulare inzwischen allen rund 14.000 Kommunen in Deutschland über die Cloud an. Cloud Computing bezeichnet die dynamische Bereitstellung und Nutzung der IT-Struktur und Programme über das Internet. Das intelligente Formular aus Münster kann in Dresden genauso genutzt werden wie in Heilbronn. Dazu werden die lokal gespeicherten Daten mit den Datenfeldern im eID-Formular aus der Cloud verknüpft. Dazu muss das Rad also nicht neu erfunden werden. Das spart Zeit und Aufwand in den Amtsstuben, spart auch Geld für Entwicklung und Anpassung. So können, sagt Citeq-Betriebsleiter Stefan Schönfelder, andere Kommunen von den Erfahrungen profitieren:
"Wir haben die Kommunalkompetenz, wir wissen, was in einem Meldeamt läuft oder in einem Standesamt – und auf der anderen Seite auch die IT-Kompetenz, die wir vor allem durch junge Nachwuchskräfte auf dem Markt kriegen. Ein Problem ist, dass wir da mit der Privatwirtschaft in einer heftigen Konkurrenz sind. Wir müssen dafür werben, junge Leute zu haben. Deswegen bilden wir auch aus. Wir haben acht Auszubildende bei 120 Mitarbeitern. Das kostet viel Kraft, das lohnt aber, denn die Mitarbeiter bleiben in der Regel. Wir haben kaum Leute, die nach der Ausbildung von sich aus weggegangen sind."
Die Identifizierung mit dem neuen elektronischen Personalausweis beim intelligenten Formularwesen sieht Stefan Schönfelder als einen Meilenstein in der Entwicklung zur digitalen Verwaltung. So können die Verwaltungsprozesse schnell und effizient umgestaltet werden. Schon machen rund 20 umliegende Stadt-, Kreis- und Gemeindeverwaltungen Gebrauch von den Citeq-Diensten. Weitere 400 Kunden aus dem öffentlichen Bereich kommen hinzu.
Stefan Schönfelder zu den Perspektiven der Citeq:
"Die nächsten Kommunen, die wir erreichen wollen, liegen in NRW. Das hat auch was damit zu tun, dass viele Dinge landesweit geregelt sind. Und Formularintelligenz, wenn sie landesweit aufbereitet ist, ist dann auch nur in NRW eins zu eins umsetzbar. Im letzten Schritt gehen wir dann in Richtung bundesweite Angebote. Da werden wir aber auch über Multiplikatoren nachdenken und mit Rechenzentren reden."
Das High-End-Formular, die Variante fürs digitale Rathaus, hat Stefan Schönfelder selbst entwickelt. Und es gehört zu den ersten, die mit dem neuen elektronischen Personalausweis funktionieren. Beispiel: Die Genehmigung für einen Müllcontainer, den ein Handwerker aufstellen lassen will. "Er geht auf die städtische Seite, sucht sich das zuständige Online-Formular aus, er gibt seine eID ein über den Personalausweis und bestätigt uns, dass wir sein Formular vorausfüllen dürfen. Dann zapfen wir unsere Datenquellen an und füllen das Formular soweit aus, dass es funktioniert, helfen dem Bürger, indem wir die Gebühren ausrechnen, zeigen das Formular noch einmal an, bitten um Bestätigung – ganz normal wie bei einem Online-Kauf – und sagen dann:
"Wenn du jetzt auf senden und bestätigen drückst, werden wir den Antrag bearbeiten und im Falle einer Zustimmung wird dich das Aufstellen eines Containers 89,50 Euro kosten."
Stefan Schönfelder ist Chef der Citeq, dem städtische Eigenbetrieb, dessen 120 Mitarbeiter sich um die Computer und Anwendungsprogramme in Ämtern und Schulen kümmern. 20 Millionen Euro setzt der kommunale IT-Dienstleister im Jahr um. Kunde ist nicht nur die Münsteraner Stadtverwaltung. Zwei Dutzend Kommunalverwaltungen in Nordrhein-Westfalen wie auch in Baden-Württemberg nutzen die Angebote der Citeq: Personalabrechnung, Liegenschaftsverwaltung, Ordnungswesen, Personenstandsregister. Das Unternehmen macht keine Gewinne. Im Gegenteil - der Kunde bekommt Geld zurück:
"Wir sind eine kostendeckende Einrichtung, das heißt wir machen keine Gewinne, die an irgendwelche Gesellschafter oder Besitzer ausgeschüttet werden. Unsere Kunden bekommen am Jahresende das Geld zurück, das wir nicht ausgegeben haben. Das sind im Schnitt zehn Prozent jedes Jahr."
Schönfelders Renner sind die intelligenten Formulare, eID abgekürzt. Sie können dem Bürger wie den Kommunen Aufwand beim Ausfüllen und Prüfen von Anträgen ersparen. Die Experten der Citeq haben dafür nicht nur die in Teilen recht aufwendige Infrastruktur geschaffen und weiterentwickelt. Sie sind auch die ersten, die den neuen elektronischen Personalausweis zur Identifizierung nutzen. In den Städten Münster und Hagen benötigt der Bürger für seinen Gang zum digitalen Rathaus zusätzlich noch einen e-Perso-Basisleser - zertifiziert vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, BSI. Das garantiert für die Sicherheit. Fünf eID-Formulare zum Beispiel für Urkunden vom Standesamt oder Karten vom Katasteramt sind bereits online. In diesem Jahr sollen es insgesamt 25 intelligente eID-Formulare sein für die beiden Kommunen:
"Der Bürger kann zum Beispiel mit Bekanntgabe des Formulars, der eID, uns erlauben, die Formulare vor auszufüllen. Das heißt, wir können in ganz vielen Datenfeldern seinen Namen, Adresse, Familienstand schon ins Formular eintragen, sodass der Aufwand für den Bürger entfällt. Die Verwaltung spart auch, die Daten, die vorausgefüllt wurden, sind richtig, brauchen nicht mehr geprüft werden. Diesen Vorteil darf man nicht unterschätzen, weil es in der Vergangenheit auch zu Fehleinträgen gekommen ist, zu Dubletten, die zu Nachfragen geführt haben in unseren Registern."
Der kommunale IT-Dienstleister Citeq bietet seine intelligenten Formulare inzwischen allen rund 14.000 Kommunen in Deutschland über die Cloud an. Cloud Computing bezeichnet die dynamische Bereitstellung und Nutzung der IT-Struktur und Programme über das Internet. Das intelligente Formular aus Münster kann in Dresden genauso genutzt werden wie in Heilbronn. Dazu werden die lokal gespeicherten Daten mit den Datenfeldern im eID-Formular aus der Cloud verknüpft. Dazu muss das Rad also nicht neu erfunden werden. Das spart Zeit und Aufwand in den Amtsstuben, spart auch Geld für Entwicklung und Anpassung. So können, sagt Citeq-Betriebsleiter Stefan Schönfelder, andere Kommunen von den Erfahrungen profitieren:
"Wir haben die Kommunalkompetenz, wir wissen, was in einem Meldeamt läuft oder in einem Standesamt – und auf der anderen Seite auch die IT-Kompetenz, die wir vor allem durch junge Nachwuchskräfte auf dem Markt kriegen. Ein Problem ist, dass wir da mit der Privatwirtschaft in einer heftigen Konkurrenz sind. Wir müssen dafür werben, junge Leute zu haben. Deswegen bilden wir auch aus. Wir haben acht Auszubildende bei 120 Mitarbeitern. Das kostet viel Kraft, das lohnt aber, denn die Mitarbeiter bleiben in der Regel. Wir haben kaum Leute, die nach der Ausbildung von sich aus weggegangen sind."
Die Identifizierung mit dem neuen elektronischen Personalausweis beim intelligenten Formularwesen sieht Stefan Schönfelder als einen Meilenstein in der Entwicklung zur digitalen Verwaltung. So können die Verwaltungsprozesse schnell und effizient umgestaltet werden. Schon machen rund 20 umliegende Stadt-, Kreis- und Gemeindeverwaltungen Gebrauch von den Citeq-Diensten. Weitere 400 Kunden aus dem öffentlichen Bereich kommen hinzu.
Stefan Schönfelder zu den Perspektiven der Citeq:
"Die nächsten Kommunen, die wir erreichen wollen, liegen in NRW. Das hat auch was damit zu tun, dass viele Dinge landesweit geregelt sind. Und Formularintelligenz, wenn sie landesweit aufbereitet ist, ist dann auch nur in NRW eins zu eins umsetzbar. Im letzten Schritt gehen wir dann in Richtung bundesweite Angebote. Da werden wir aber auch über Multiplikatoren nachdenken und mit Rechenzentren reden."