"Feedbackgespräche? Da geht es um positive Seiten. Da geht es aber natürlich aber auch um Kritikpunkte im Sinne von, was ist verbesserungswürdig."

Und wie sollte so ein Gespräch ablaufen?

- "Fair, respektvoll, offen, transparent. Ein ordentlicher Umgang ist Voraussetzung."
- "Ein gutes Feedbackgespräch soll so sachlich wie möglich sein."

Ein Tipp vorneweg: Damit beide Seiten davon profitieren, rät die Mediatorin Sabine Krause dazu, Gespräche über Leistungen und Gehaltserhöhungen auf einen gesonderten, anderen Termin zu legen. Krause ist Coach in Köln und wird von Unternehmen angefragt. Damit das Feedback-Gespräch nicht zum leeren Gerede verkommt, sollte der Chef dem Mitarbeiter vorher mitteilen, worum es geht, rät Sabine Krause. So kann sich dieser darauf vorbereiten. Vorab sollte auch Organisatorisches geklärt werden:

"Da könnte der Vorgesetzte zum Beispiel eine Agenda schreiben. Titel, Zeit wird festgehalten. Wie lange sitzt man zusammen?

Und weil Mitarbeiter eine Einladung zum Feedback häufig als unangenehm empfinden, sollten Mitarbeiter oder Mitarbeiterin zuerst zu Wort kommen, dann erst der Vorgesetzte. Für beide gilt: Gefühle herunterschrauben und sich aufs Wesentliche konzentrieren. Außerdem:

"Es wird nicht kommentiert, es werden nur Verständnisfragen gestellt. Danach wird gesammelt welche Themen man angehen möchte, welche Themen man verändern möchte, welche Themen man verbessern möchte. Und das wird dann verhandelt und mündet in eine gemeinsame Vereinbarung".

Und dann werde ein neuer Zeitpunkt ausgemacht, um sich wieder zusammenzusetzen.

"Im Feedback-Gespräch geht es darum, möglichst die Kommunikation untereinander zu stärken und die Arbeitsbeziehung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter zu verbessern. Da sind dann solche Themen wie: Wie gehen wir mit Konflikten um? Welche Fehlerkultur haben wir?" Ein Dauerbrenner sei eine unterschiedliche Auffassung zum Thema Pünktlichkeit. Auch über Zuverlässigkeit etwa bei Abgabeterminen wird häufig gesprochen, ebenso über das Verhalten im Team.

Sich ausreden lassen, sachlich blieben, wohlwollend sein und versuchen, die Perspektive des anderen einzunehmen: Das sind wesentliche Punkte, um einander besser zu verstehen. Erst wenn man sich verstanden fühle, sei man auch bereit, Kritik anzunehmen, findet die Mediatorin Sabine Krause. Doch wie formuliere ich Kritik konstruktiv? Ein Kölner Unternehmer hat folgenden Vorschlag:

"Man soll wirklich versuchen, sachliche Kritik zu äußern, wenn irgendwelche Sachen nicht gut gelaufen sind, aber auch wenn Sachen auch gut gelaufen sind."

Reicht das, damit Angestellte und Vorgesetzte sich nicht auf den Schlips getreten fühlen? Die Mediatorin Krause regt zusätzlich "Ich"-Botschaften an:

"Kritik kann man umformulieren in Bedürfnisse. In bestimmte Botschaften, die auch verstanden werden. Nur das braucht ein bisschen Training."

Dazu eigenen sich Ich-Botschaften, wie "Ich habe den Eindruck, dass …". Und man sollte auch ganz konkret benennen, was nicht so gut war und Verbesserungsvorschläge machen wie: "An diesem Punkt fände ich es besser, wenn wir das so und so machen". Eine große Rolle spielt auch immer wieder das Thema Lob. Viele Mitarbeiter wünschen sich mehr davon. Doch:

"Lob ist nicht gleich Lob. Ich unterscheide zwischen Lob und Wertschätzung. Lob ist, wenn ich sage: 'Das haben Sie aber gut gemacht.' Das ist von oben nach unten. Wenn ich aber sage: 'Frau Meier, ich bin total happy, dass sie diese Präsentation so schnell fertig gemacht haben, weil ich dadurch meinem Vorgesetzten unheimlich gut eine Rückmeldung geben konnte'."

Dann sei das eine Wertschätzung, und die fühle sich einfach besser an. Feedbackgespräche sind übrigens keine Einbahnstraße. Kritik wie Wertschätzung sollte auch der Mitarbeiter äußern, betont die Mediatorin. Etwa so: "In dieser und jener Situation, lieber Vorgesetzte, habe ich mich total sicher gefühlt, ich fand das klasse, wie sie das und das gemacht haben."

Feedbackgespräche sind immer sinnvoll. Daher sollten auch Mitarbeiter sie jederzeit einfordern, wenn sie Gesprächsbedarf haben oder wenn der Chef sie wieder einmal auf die lange Bank schiebt. Am Ende profitieren beide davon. Was sollte im besten Fall am Ende eines solchen Termins stehen?

"Vor allem ein Lächeln. Das unterstützt vielleicht durch eine Vereinbarung, die für beide in Ordnung ist."

"Motivation. Das kann sein, dass ich Lust habe, Dinge anzupacken, Dinge auch zu verändern."